Quella di stimare in modo accurato le tempistiche di consegna è una delle capacità più importanti e impegnative da padroneggiare come illustratori, soprattutto se lo si vuole fare per professione.
Per prima cosa ci chiediamo sempre “Quanto mi faccio pagare?” e la seconda domanda va subito al tempo che ci occorre per consegnare un’illustrazione o un progetto. Fra l’altro, il tempo rappresenta una delle voci chiave per formulare un preventivo (come scrivevo in questo post) quindi valutare in modo efficace quanto impiegheremo per la consegna di un lavoro diventa cruciale; sia per essere pagati il giusto, sia per ottenere un flusso di lavoro sostenibile in salute fisica e mentale.
Ecco cinque consigli che mi sento di dare per un calcolo realistico del tempo necessario a consegnare.
1. Tenere traccia del tempo impiegato
Non ci sono scorciatoie: per iniziare a capire quanto ci richiede un lavoro o un certo passaggio, l’unica cosa da fare è misurare il tempo impiegato.
Con il passare dei mesi e degli anni saremo sempre più efficienti nel farlo e saremo in grado di valutare più velocemente se le tempistiche che ci propongono sono disperate o fattibili.
Detto questo, è vero che la pratica ci rende più rapidi (soprattutto nel disegno) ma ci sono tecniche o passaggi nel flusso di lavoro che richiedono oggettivamente un dato ammontare di tempo e non c’è modo di ridurlo più di tanto. La cosa migliore è fare caso a quali sono i passaggi più impegnativi per noi.
2. Stima ideale e stima realistica
E’ di vitale importanza valutare in modo ben ragionato se le tempistiche che ci vengono proposte siano realistiche oppure no. Diciamoci la verità: quante volte, spinti dall’entusiasmo di accaparrarci una commissione, non ci fermiamo a pensare se davvero siamo in grado di portarla a termine per la data richiesta?
Questo genera situazioni difficili da gestire, su diversi fronti, sia per noi sia per i clienti.
Siamo abituati a pensare alla giornata lavorativa “tipica” di otto ore, ma diversi studi dimostrano che le ore realmente produttive sono in media sei.
A questi dati, io aggiungo le specifiche di un lavoro da illustratore. All’interno di una commissione infatti, non è richiesto solo di disegnare, ma anche di leggere i brief (a volte lunghissimi e in lingua straniera), rispondere alle email, gestire i file e le loro sostituzioni, partecipare alle call (se sono state disposte) , aspettare i feedback, leggere le liste di modifiche, gestire eventuale rework ed eventuali modifiche sulle condizioni del contratto. E pensare a cosa/come disegnare.
Tenere conto di questi “tempi morti” (che cioè non sono disegnare) è fondamentale per farsi un’idea realistica sulla data di consegna.
3. Il tempo di riserva
Quando ci viene chiesto quanto tempo ci occorre per portare a termine una commissione, la cosa migliore è puntare su una stima per eccesso, creando quello che diverse guide al lavoro freelance definiscono “tempo cuscinetto”.
Sono quei giorni di lavoro che ci permettono di tamponare eventuali rallentamenti, interruzioni e imprevisti.
Un consiglio che mi è stato dato e mi sento di girare è quello di stimare il tempo necessario a disegnare (punto 1 di questa lista) e aggiungere a quello il 15% se ci si sente ottimisti, 25% se pessimisti.
Meglio preventivare dei giorni “extra”, che magari non serviranno, piuttosto che non farlo e trovarsi poi con l’acqua alla gola e disperati.
4. Modifiche e slittamenti
Disciplinare le modifiche (soprattutto dell’ultimo minuto), spiegando che finiranno con l’allungare i tempi di consegna e generare costi aggiuntivi, è importantissimo.
Se i feedback tardano ad arrivare, consiglio inoltre di allertare il cliente del fatto che la data di consegna slitterà inevitabilmente in avanti. Potrebbe essere necessario ripetere più di una volta questo concetto, perché spesso l’aspettativa è che recuperiamo ritardi non causati da noi e questo è ingiusto oltre che assolutamente non dovuto.
Consiglio bonus: cerchiamo sempre di non lasciarci eccessivamente trascinare dalla fretta dei clienti, perché spesso è del tutto infondata. Non si contano le volte in cui hanno messo fretta a me o altri illustratori, per poi dimenticarsi di scaricare i materiali inviati, magari dopo che ci abbiamo lavorato fino a notte fonda.
5. Parole pronte all'uso
I nuovi clienti non possono sapere come lavoriamo, quanto tempo ci richieda completare una richiesta o consegnare delle modifiche o perché quel dato trattamento immagine richiede troppo tempo rispetto a quello che ci viene dato.
So che mettersi a spiegare è complicato; per questo mi sono creata dei file di testo che contengono formule pronte all’uso. Mi aiuta a non perdere tempo a riscrivere sempre le stesse cose. Le email possono essere dei veri succhiatempo.
Qualche appunto sui budget
Come accennavo all’inizio dell’articolo, il tempo è un fattore chiave da cui partire per un preventivo. Attenzione però: non è tutto!
Un illustratore infatti, nello stabilire il suo pricing non tiene conto solo delle ore di lavoro perché fornisce un’opera dell’ingegno, quindi non si fa pagare solo su base oraria.
Nota che fa sempre bene ribadire: l’urgenza si paga.
Richiede un prezzo più alto e non il contrario!
Guardandomi indietro, ho capito che posso essere più elastica sui compensi (nel limite della decenza, s’intende) ma non sul tempo che occorre per portare a termine un progetto. Cerco di trattare sui tempi di consegna e, se sono troppo stretti e non c’è margine di elasticità dall’altra parte, non prendo l’incarico.
Prevenire (disperazione e burnout) è meglio che curare.
